中小企業がITシステムを発注する前に知っておいて欲しいこと

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『人類は財産。友達は宝。出逢いは最高の贈り物』

人と人との出逢いは人生において最高の贈り物です。ぼくたちは誰と出逢うかで人生が大きく変わっていきます。ウェブもリアルもどちらも同じです。
ぼくは、起業家とお客さんの出逢いを最高の宝物にしたいと思っています。このブログでは、起業家とお客さんの出逢いを最高の宝物にする為の情報をコミPo!を使ってわかりやすく配信しています。
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最近、Amazonプライム・ビデオで「グッドワイフ」にはまっています。

こんにちわ。ITが苦手な会社をITが活用できる会社に変える専門家、IT軍師のやまもと(@itka24office)です。

年間3,900円(税込み)でとにかくお値打ちなAmazonプライム会員。送料無料も嬉しいが、わたしは「プライム・ビデオ」が超お気に入りだ。アメリカドラマ大好きなわたしは、映画よりアメリカドラマのシリーズをはじめから全部見て楽しんでいる。現在は、「ボーンズ」と「グッドワイフ」を集中的に見まくっている。

さて、今日は中小企業がITシステムを業者に発注する前に、絶対に知っておいて欲しいことをシェアしていこう。

相棒はバレンタインデーなんてすっかり忘れていた自称美人アンカーウーマンのカツヨだ。

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中小企業はITシステムで大きく変わる

やまもと
カツヨさん、今日はバレンタインデーだけど、何か忘れてない?
カツヨ
あ~、チョコレートね。それこそ、やまもとが忘れてるじゃない。バレンタインデーは男女問わずお世話になった人にお礼をする日じゃない。だったら、やまもとがわたしにチョコレートの一つくらいお礼しても良いんじゃない。
やまもと
・・・・
カツヨ
なに無視してんのよ。まぁ~、良いわ。

ところで、やまもと。知り合いの社長が顧客管理の為にITシステムを導入するって言ってたんだけど、何か注意する事ないのかしら?

やまもと
へぇ~、顧客管理システムを導入するなんて、目の付け所が良いね。中小企業にとって、顧客管理は生命線だからね。

人がいないから、ITシステムを使って、人を活かす

中小企業は慢性的な人手不足。「仕事はあるけど、人がいない」「いい人がいたら紹介して」という話はよく耳にする話だ。一方で、人がいても思い切って雇用できなという経営者もいる。2016年現在、働き方はいくらでもあるので、正社員に拘って働く必要はない。正社員になっても会社が倒産すれば無職に一直線だ。わたしは日本国民全員起業すれば良いと思っている。自分の好きな稼ぎ方でお金を稼げば良い。

さて、中小企業は人に依存した仕事っぷりが目につく。いわゆる、属人的な仕事というヤツだ。例えば、Aさんがやっている仕事はAさんがいなくなったらにっちもさっちもいかなくなる。とは言え、半年もすればAさんがいなくても仕事は回るようになるのだが、Aさんがいなくなったことで様々な情報やノウハウが会社からなくなっている。

営業職ならこんなものが失われていく

  • 顧客との対応履歴
  • 顧客との接点
  • 顧客との約束
  • Aさん独自のノウハウ
  • プレゼンの資料

人に依存しているから、人がいなくなったら依存している部分が全て無くなってしまう。その度に、誰かがカバーして失われたものを取り戻していく。そして、また誰かが辞めて、そのまた誰かが取り戻して・・・。中小企業における人のマイナススパイラルはこうして繰り返されていく。

このように人に依存している作業や情報管理、ノウハウは可能な限りITシステムを使って全社員で共有することが重要だ。

また、時間をかければ誰でも出来る仕事もITシステムを使って効率化していく。誰でも出来る仕事をITシステムに変えて、余った人はより付加価値の高い仕事をしてもらう。こうしていかないと、中小企業はいつまで経っても消耗し続けて行く。

カツヨ
人は城、人は石垣、人は堀、情けは味方、仇は敵なり

 

ITシステムは経営戦略を実現する手段の一つ

ブログやWebサイト、ECサイト、顧客管理システム、会計システム、生産管理システムなど世の中にはたくさんのシステムと呼ばれるものがある。

例えば、ECサイト。自社で販売している商品を楽天に出店、自社サイトを構築して販売する。出品すれば売れていた時代はとっくの昔に終わりを告げ、売れる為には様々な工夫が必要になっている。良く言われているのが、「ココでしか買えない商品を売れば良い」だ。ということは、ココでしか買えない商品を先に作っておく必要がある。

顧客管理システムの場合、顧客一人ひとりとの対応履歴を蓄積していき、分析して生涯顧客価値を高めようというものだ。しかし、顧客一人ひとりの対応履歴を蓄積するのは人間だ。社員が使って履歴を蓄積していかないと、分析すら出来ない。社員が使う必要性を理解していなければ、タダのゴミだ。

ブログも、更新されずに放置されるくらいなら、作らない方がましだ。

これらのITシステムは、経営戦略を実現する為の単なる手段の一つだ。経営戦略とは、例えば1年後の売上を2倍にするという経営目標を達成する為に作り出す作戦のことだ。そして、この経営戦略を実現する為に、ITシステムが存在しているという順番を絶対に忘れてはいけない。

カツヨ
戦略は戦術に勝る

 

作ってから始まる本当のIT活用

ITシステムは中小企業を大きくパワーアップする事が出来る。もちろん、作ったシステムをキチンと運用していれば・・・。

例えば、ブログを作っても更新しなければアクセスは集まらない。更新してもアクセスがつまらなければ、原因を解明して対策しなくてはならない。アクセスが集まっても問合せが増えなければ、問合せが増えるように対策する必要がある。完成がゴールではなく、完成がスタートだ。

顧客管理システムも同様、生産管理システム、会計システムなど世の中にあるITシステムは全て作ってからが始まる。

しかし、ITシステムはいつしか作る事が目的になって、使う頃にはもうどうでも良くなっているというケースがある。実に恐ろしい事だが、世の中には使われないITシステムは今この瞬間にも作り出されている。

カツヨ
やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、 ほめてやらねば、人は動かじ

 

やまもとの視点

ITが苦手という会社は多い。活用できていないという自意識がとても高いのだが、わたしから見ると全然使いこなしている。

例えば、EXCELを使いこなしたいという人は、EXCELで自分のやりたいことが出来れば充分使いこなしているといえる。しかし、EXCELの全ての機能が使えないから使いこなしていないと言ってしまう。EXCELにはたくさんの機能があるが、全ての機能が必要な人は一人もいない。そんな使いもしないEXCELの機能を勉強する時間があれば、どんどん使って成果を出していけば良い。

実は、これがITが苦手な会社をITが活用できる会社に変える方法だ。とても、シンプルで自分のやりたいことを明確にさえすればいい。そして、必要なITシステムを考える。だから、余分なものは作らない。さっさと作ってさっさと使う。これが今最もオススメのIT活用の方法だ。

 

カツヨ
IT、ITって幅が広すぎるのよ。もっと、ピンポイントで分かりやすく解説とか出来ないの?
やまもと
う・・・。痛いところを・・・。
カツヨ
例えば、ブログを導入する前に考える事とか、顧客管理システムを導入する前に考える事とか、具体的な問題解決方法を導入する前に考える事とか書いておいて、戦略だ大事だよって話にした方が分かりやすいと思うんだけど。
やまもと
仰るとおり。。。

 

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