何故、ITシステムの見積りは業者によって違うのか?見積りの仕組みが分かれば違いが分かる。

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確定申告は終わりましたか?ぼくはまだです

こんちにわ。ITが苦手な会社をITが活用できる会社に変える専門家、IT軍師のやまもと(@itka24office)です。

あなたは会社のシステムやWebサイトを業者の人に発注するとき、見積りとると思います。ぼくも前職で情報システム部門の責任者をしていたときは、色々な業者から見積りをとっていました。

そして、思うんです。

なんで、こんなに値段が違うのか?

今日は、ITシステムの見積りについてシェアをしていきます。

相棒はお金のは話が大好きな自称美人アンカーウーマンのカツヨだ。

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ざっくりとITシステムの見積りの作り方を見ておこう

カツヨ
やまもと~、知り合いの社長が業者にITシステムの発注をしようと思って見積りとったんだって。でも、高いか安いかさっぱり分からないって困ってるの?
やまもと
あ~~、それよくある話だね。
カツヨ
そうなの?やまもとは、以前、IT部門の責任者としてシステムを発注してたんでしょ。当時は、見積りで困らなかったの?
やまもと
本当にめちゃくちゃ困ったよ。

ITシステムを発注する時の費用は大きく3つで構成されている。

  1. ハードのお金
  2. ソフトのお金
  3. 作業者のお金

これら3つのお金を足し合わせ数字が見積りとして算出される。

では、この3つのお金はどうやって決まるのかを見ていこう。

事前打ち合わせ(要求定義&提案依頼)

まずはどんなシステムを作るのかを業者に伝える作業が必要だ。見積りを依頼する為には、見積りを作って貰う為に必要な情報を余すことなく伝えきる事から始まる。

ここでどんなITシステムが欲しいかを可能な限り具体的に提示しておかないと出てくる見積りの数字がバラバラになる。

一番良くないのは、丸投げだ。

例えば、「顧客管理システムが欲しんだけど、何か提案して」

提案しようもないし、見積りも作れない。

家を建てるとき、間取りや材質、什器、備品を決めずに見積りを作れないとの同じだ。自動車を買うときでも、車両本体、内装、オプションなどを決めないと見積りが出来ない。

見積りを作る前に、どんなシステムが必要で、どんな機能が欲しいか、どんな人が何人で使うか等を決めるのが要求定義だ。

個別に業者に説明していくのが面倒くさいなら、提案依頼書を作るのも一つの方法だ。提案依頼書は、業者にシステムの必要な背景やシステムを使う範囲、実現した業務などを事細かく決めたもので、業者に提案を依頼するときに作るものだ。

この内容によって次で出てくる概算見積の金額は大きく変わってくる。

 

提案 & 概算見積

事前打ち合わせや提案依頼書を元に業者がITシステムの見積りを作って持ってくる。このタイミングで出てくるのは概算だ。

あなたが出した要求を実現する為に必要なITシステムの構成(ハード、ソフト)と作業人数(人工)を元に算出をしてくる。

ITシステムの構成は、業者によって様々だ。例えば、顧客管理システムならMicrosoftのDynamic CRMを使ったシステムを提案する業者もいれば、セールスフォースを使った提案する業者もいる。

例えば、MicrosoftのDynamic CRMでITシステムを作るなら、サーバの購入費用、Dynamic CRMのライセンス費用、システムを作る為に必要なプロジェクトマネージャー、SE、プログラマーの人件費などが必要になる。

セールスフォースなら、サーバは不要だがセールスフォースのライセンス費用、システムを作る為のSEやプログラマー、コンサルタントなどの人件費が必要になる。

 

要件定義&正式な見積り

概算見積りと提案を受けて、更に内容を詰めていくことになる。

提案には足りない機能、不要な機能、使う人数や業務範囲などを事細かに明確にして、定義していく。この工程を要件定義という。

基本的にこの要件定義で決めた内容に基づいて、正式な見積りが作られる。後でちょっと追加したいとか、必要なくなったから安くしてというのはあり得ない。

慎重且つスピーディーに行う必要がある。

見積りの出来るまでの流れ

  1. 要求定義 & 提案依頼
  2. 提案 & 概算見積
  3. 要件定義 & 正式見積り

 

見積りの内容が違う理由

上の流れからも分かるように、見積りはどんなシステムを作って貰うか、どこの業者に作って貰うかによって全く異なる。では、具体的に見積の内容が違う理由を見ていく。

1.要求が不明確

ITシステムは問題を解決する為の手段の一つだ。つまり、目的は問題を解決すること。問題を解決出来れば、ITシステムは何でも構わない。

しかし、その「何でも構わない」がシステムという具体的な問題解決手段から見たときに、厄介な原因となる。

顧客管理システムは、EXCELやACCESSでも作る事が出来るし、パッケージも販売されている、セールスフォースのような有料クラウドサービスもあれば無料ツールもある。選択肢は無限大だ。

どんな問題を解決したいかを明確にしても、ITシステムに対してどんな機能が必要なのかが明確になっていないと出てくる見積りがブレブレになる。

 

2.業者の得意分野が違う

業者の違いも見逃せない。EXCELが得意な業者もあれば、ACCESSが得意な業者もいる。ファイルメーカーが得意な業者、セールスフォースが得意な業者など、見積りを依頼する業者によってベースの仕組み大きく変わる。

ベースの仕組みは、ハード、ソフト、人工に直接跳ね返ってくる。

EXCELだけならサーバーは不要、Dynamic CRMならサーバが必要だ。

EXCLなら既にパソコンにインストールされているが、その他のアプリやクラウドサービスなら追加でお金がかかる。

EXCELならプログラマー1人で作成出来るが、規模が大きくなるとたくさんの人がっかかわってくる。

このように見積りを依頼した業者の仕事のやり方によっても大きく差が出てくる。

そして、何より人工は業者の言い値だ。

説明しよう。
人工(にんく)とは、1ヶ月間で一人の人間ができる仕事量だ。

例えば、プログラマーなら40万円/月、SEなら80万円/月、プロジェクトマネージャーなら120万/月という感じで業者ごとに決まっている。

そして、プログラマー3人、SE一人で3ヶ月で出来るシステムなら、以下の通りだ。

((40万 × 3人)+(80万 × 1人))× 3ヶ月 =600万円

 

オススメする見積りの取り方

見積りのとるという作業は、とても大変だ。事前の打ち合わせから正式な見積りが出来るまで2回くらいは打ち合わせをする必要がある。

それも1社だけならいいけど、2社、3社と増えていけば大変な労力だ。そこで、明瞭且つあなたが楽の出来る見積りの取り方を紹介しよう。

それは、信頼できる1社に、予算を提示して、結果をコミットする事だ。

カツヨ
あなたに頼むわ

いろんな業者にお願いするより、信頼できる業者に全てお任せする。

 

カツヨ
3000万で出来る最高のものを作って頂戴

ITシステムに関して素人が色々口出ししても良い事は何一つない。捻出できる予算を提示してその金額で出来る最高モノのを依頼する。

 

カツヨ
わたしが責任をもって実行するわ

ITシステムで業者が一番困るのが、発注者の協力が得られないこと。なので、業者が動きやすいように社長の権限をフル活用して業者にコミットする。

 

やまもとの視点

カツヨ
ITシステムの見積りって面倒くさいのね~~
やまもと
そうだね。ITシステムってハードとソフトだけじゃなくって、人工がかかるからね。そして、何を作るかによっても違うからね。
カツヨ
このあたりを解決できるようになると、凄く喜ばれるんじゃない。
やまもと
そうだね。ぼくも見積りを作るときもっと分かりやすく作りたいって思う事が多いんだよ。で、これからは「結果」からアプローチしてみようって思ってるんだ。
カツヨ
へ~、それ今度教えてね

 

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