大事なデータを間違って更新。セールスフォースなら項目変更履歴を設定しとけば安心な件

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その昔、セールスフォース運用の隠れニーズに、項目の変更履歴を残したいというモノがありました。

しかし、昨今の情報セキュリティへを鑑み、今では当然のように要求されているのが、今日紹介する「項目変更履歴管理」です。

いつ」、「誰が」、「どの値」を変更したのか履歴として残せるようになります。

いつの頃からか忘れましてが、今ではセールスフォースに初めから標準装備されています。

標準オブジェクトは最大20項目を18ヶ月、カスタムオブジェクトは最大20項目を残す事が出来ます。

この機能では、全ての項目を残す事は出来ないですし、永遠に残す事は不可能です。

つまり、項目変更履歴管理を有効にする前にキチンを次の事を考えておく事が必要です。

項目変更履歴を残す前の準備

何故、情報を残す必要があるのか

これを考えずして、履歴を残す意味はありません。

取りあえず残しておけば、後から役に立つかも・・・というのは最も意味がありません。

履歴を残して何をやりたいのかって最初にキチンと考えておく必要があるんです。

まずは、残す履歴の使い道をはじめに考えましょう。

どの情報をどれくらいの期間残すのか

次に、これ。

履歴を残す必要の無いものもあれば、絶対に残しておかなければならない情報もあります。

そして、どれくらいの期間残すのかも重要です。

何も考えずに、取りあえず残しておいて、必要な時に残っていなかったなんてことがあっては目も当てられませんね。

前述の通り、標準オブジェクトは18ヶ月。カスタムオブジェクトの期間はセールスフォース任せ。

本当に必要な時にキチンと残っている事が大切なのは言うまでもありません。

キチンを事前に考えて履歴を残す項目と期間を設計しておきましょうね。

早速、項目変更履歴を残してみよう

今回は、標準オブジェクトの「取引先」を使って項目変更履歴の残し方を解説していきます。

残す項目は「住所」

では、早速いってみましょう

項目履歴管理の設定を有効にする

住所は、標準オブジェクトなので、「設定」→「カスタマイズ」→「取引先」→「項目」から項目履歴管理の設定を行います。

項目履歴管理 項目履歴管理

住所は、請求先、納入先、郵送先、その他の4つが用意されています。

今回は、全部にチェックを入れておきます。

履歴変更管理

ページレイアウトの編集

設定しただけでは、セールスフォース上で見る事が出来ません。

ページレイアウト上に追加して、初めて履歴を見られるようになります。

取引先を開いて、レイアウトを編集します。

項目履歴管理

関連リストから「取引先履歴」をドラッグ&ドロップ。

項目履歴管理

以上で、準備完了。

じゃ、試していましょうね。

履歴変更を確認する

取引先の住所を変更して、履歴がどのように残るのか確認します。

項目履歴管理

そして・・・

項目履歴管理

こんな感じで履歴が残っていきます。

 

ちょっとひと言

履歴を残すのは大切ですが、どの情報を残すのか、どの位の期間残すのか、そして何の為に残すのかを考えておく事がとっても大事。

目的が大切って事ですね。

目的が無いなら、やらない方がマシ。

取りあえずとっておいて、活用は後から考えるというのは、オススメしません。

今更ながら、何事も戦略に基づいた戦術が大切です。

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