業務フローを見やすく書く秘訣

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業務フローを書き続けて、早いものでもうすぐ半年になります。

自分の書いた業務フローと人の書いた業務フローを見比べてみると、実に面白いものです。

同じルールのもと書いた業務フローでも、出来栄えはビックリするほど違います。

一つの業務フローを書くのに1ヶ月ちょい。既存のマニュアルをベースにヒアリングを行い、フローに書き起こして、細かいところはオペレーション説明書にまとめます。

今日は、私が書いた業務フローがクライアントに絶賛された記念に秘訣をお伝えしますwww

何を中心にフローを書くか

これが一番大事。

一つの業務には、様々なモノが登場します。人、書類、システム、お金などです。

これらのモノの中で何を中心に書いていくかにより、出来栄えが決まります。

そこで、現在私が書いている業務フローをベースに解説していきます。

本当は実物をお見せしたいところではありますが、機密保持、守秘義務があり、お見せすることができません(^^;;

書類の流れを可視化

業務は、基本的に書類を中心に回っています。お客さんから来た書類、社内の別部署から届いた書類を確認したり、書類の内容に応じた処理をして、次の部署やお客さんに書類を回して完了です。

事務系の仕事は大凡この流れだと思います。

おや、気がつきました。

そうなんです。

事務系の業務フローは、書類を中心に、どのように業務が進んでいくかを書くんです。

全てを本線に書かない

本線に全てを書くと、意味不明な業務フローになります。

例えば、書類Aの処理と、書類Bの処理を同一業務だからといって、同じ本線に書くのはやめた方がいいでしょう。

業務の中では、複数の書類を同時に扱い処理を行うことは珍しいことではありませんね。

いま、どの書類を、どのように処理しているかがきちんと見た人に伝わらなければ、意味がありません。

複数の書類を同時に処理している時は、分岐を作って書類ごとに書くと、分かりやすくなります。

書類の追加は支線から合流させる

本線は基本的に、主として処理する書類についてのみ記載します。

途中、処理に必要な新たな書類が登場するときは、支線から合流させると非常に分かりやすくなります。

同じように、別のフローで作成された書類を扱っときも、支線から合流しさせます。

書類の分離も支線で書く

作業中に使っていた書類が一部不要になったり、保管したりする時は、分岐を作ってどの書類が本線からいなくなるか、明示します。

そして、支線で分離した書類について記載するのです。

こうすると、本線で書類が増えたり減ったりして、訳が分からなくなることがありません。

何でもかんでも、本線に書いてしまうと、何について書いているのかがわかりにくくなります。

オペレーションは細やかに

一つのアクティビティーの中を、より具体的に分かりやすく記述したい時、オペレーション説明書を使用します。

まさに、作業一つ一つの手順を書いていきます。書類の何処どこを確認してとか、あっちの書類とこっちの書類の項目を比較してとか、EXCELのファイルを開いてあれしてこれしてとか。

このオペレーション説明書を書く時、見た人がそのまま同じ事が出来るがどうかがポイントです。100人見て、100人同じ事が出来ることが最重要。

これ位分かるでしょ的な手抜きは分かってくれません。

オペレーションはゴチャゴチャ書かない

あまりにも細かすぎると、何をしたらいいのか分かりにくくなります。

特に、解説のつもりでありとあらゆる情報を満載に書くと、かえって見た人が混乱します。そうなると、折角のオペレーション説明書の意味がなくなります。

シンプルに美しくがポイントです。

さて、これがクライアントから絶賛された業務フローの書き方です。

無駄を削ぎ落として、分かりやすく書くと、読んだ人にも伝わりやすいですよね。

業務フローは、業務の整理するためにとても重要です。それも、伝わらないと価値がないものです。作り手の自己満足にならないように書きたいものですね。

 

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