小さな事務所のファイル共有事情

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『人類は財産。友達は宝。出逢いは最高の贈り物』

人と人との出逢いは人生において最高の贈り物です。ぼくたちは誰と出逢うかで人生が大きく変わっていきます。ウェブもリアルもどちらも同じです。
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とあるクライアントの事務所から「外出先からでも事務所のファイルが見られるようにファイル共有をやりたい」と声をかけて頂き出かけてきました。

声を掛けて頂いた事務所では、一人当たりの仕事量が多く、一人が何でもこなしていかないと業務が回って行きません。

外出中でも事務所から連絡が入ったり、お客様から連絡が入ったり、ノートパソコンで資料を作成したり、メールを送ったり大忙しです。

顧客管理はセールスフォースを利用しております。お客様の基本情報や契約情報をセールスフォースに登録して、運用されています。なので、外出中でもセールスフォースを覗けば、顧客情報はいつでも見る事ができます。

さて、今回クライアントがファイル共有をやりたいと声を掛けた理由ですが、大きく2つありました。

  1. 事務所にある自分のデスクトップパソコンの中にあるファイルを外出先から見たい
  2. お客様からの書類をスキャンしたファイルをメールで全員に配布しているので、サーバ上で見られるようにしたい

小さな事務所がファイル共有で利用したいクラウドサービス

数ある(?)ストレージ系クラウドサービスの中から私が使っているのが、次の3つ。

Dropbox

Dropbox

現在、日本国内では最もユーザ数の多いストレージサービスです。インターネットに繋がっていればどこでもファイル共有ができる優れ物サービスです。しかも、無料で最大16GBまで使うことが出来ます。

勿論、私も仕事で使用しています。

外出先で使うファイルは、すべてDropboxに入れています。

更に、仕事仲間ともファイルやフォルダを共有して、いつでもファイルのやりとりが出来るので本当に便利です。

このDropboxを使い始めてから、仕事で大容量のファイルをやりとりするときに、宅ファイル便を使わなくなりました。

更に更に、Dropboxではファイルの世代管理までやってくれます。世代管理とは、昔のファイルを自動的に残しておいてくれる機能です。

「しまった〜〜〜〜!!間違えて消してもうた」

「やっちまった。上書きしちゃったよ」

というミスを犯しても、直ぐに以前のファイルに戻すことが出来るのです。

本当に凄いですわ。

もし、まだ使っていない人は以下のURLから申し込むと初期2GBの容量が少しだけ(250MB)増やすことが出来ます。

ちょっとでも容量を増やしてDropboxを使いたいなら → https://db.tt/X5xiODn

Google Drive

google-drive-logo-lockup

もはや日常的に使うことがない日があり得ないほど、Googleは身近な存在です。

検索は勿論、メール、カレンダーもGoogle様にお世話になっております。

そして、遂にストレージもGoogle様でまかなえる時代です。

容量は15GBとDropboxより大容量(Dropboxで最大まで拡張すればDropboxの方がでかいけど・・・)。

しかも、Gmail、カレンダーと同じアカウントを使うことが出来るので、アカウント管理がラクチンです。

Dropboxにはない、Googleならでは機能として、

Google版オフィス製品のGoogleドキュメント、Googleスプレットシート、Googleスライドと非常に親和性が高くなっています。

さらには、Googleのブラウザ「Google Chrome」のアプリケーションも使えるので、かなり拡張性があります。

ま、そこまで使い倒している人はそんなに多くはいないと思いますが、コレ凄いメリットだと思います。

One Drive

OneDrive-Logo

こちらは、コンピュータ界の巨人「Microsoft」が提供しているストレージサービスです。コレまでの3つ中で最も後から登場しました。

容量は15GBです。更に、Microsoftが出すクエストをクリアすると、35GBまで増量可能。

本当に凄い容量です。ここまで使うことは、まずないでしょう。私はね。

Windows8.1以降なら、マイドキュメントのように規定の保管場所にするなど出来るようです。有り体に言えば、自分のパソコンの中にファイルがあるように管理することが出来て、実はどこかでもアクセスできるってことです。

 

で、今回はクライアントが日常的にGmailやGoogleカレンダーを使用しているということから、Google Driveでファイル共有をする運びとなりました。

クラウドサービスの最大の難点は、アカウントの管理。IDとパスワードの管理は、パソコンに不慣れな人にとっては死活問題です。クラウドサービスのIDとパスワードを難なく扱えるようなれば、ITリテラシーも相当高いと言って良いでしょう。

ちなみに、上記の3つともクライアントの要件を満たすことは可能でした。更にいえば、クライアントにとって機能的な差はほとんどありませんでした。そんなわけで、運用面を考えると今回はGoogle Driveが最善のツールとなったわけです。

ちょっとひと言

様々なクラウドサービスがありますが、ユーザに取ってみればどれが自分に最適なのかかなり分かりづらいようです。自分の仕事の傍らIT関連の情報を追いかけていくのは、ITが好きな人じゃないとかなり厳しいでしょう。だからといって、人から言われたモノだけを使うのもどうかと・・・。使ってみて、自分なりの使い方を発見すると面白く使えるんだけどね。

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