セールスフォース初心者がつまずくタブとオブジェクトとビューの違いを解説しよう

セールスフォースにはめーーーーーっちゃ沢山の標準機能があります。

この標準機能だけでも、相当使い倒せます。

と言うか、標準機能だけ使いこなせれば、プログラミングは必要ありません。

セールスフォースの基本構成

タブとオブジェクトとビュー

セールスフォースにログインすると、こんな画面が表示されます。

セールスフォース タブ

この部分をタブと言い、様々なデータが見られるようになっています。

例えば、取引先のタブをクリックしてみます。

セールスフォース ビュー

すると、最初に取引先の一覧を表示するためのビューが表示されます。

文字通り、取引先の様々な項目を一覧としてみる事が出来ます。

このビューは自分で簡単に作成する事が出来ます。

例えば、住所が愛知県の取引先だけとか、特定の業種だけとか。

そして、このビューの中から見たい取引先を選択すると取引先の詳細が表示されるという仕組みです。

取引先や取引先責任者、商談など沢山のタブがありますが、同じ構成になっています。

タブはオブジェクトというデータを格納したテーブルを、セールスフォース上で直ぐに見られるようにする為の機能です。

つまり、タブをクリックすると、オブジェクトが表示されるようになり、オブジェクトに格納されているデータを一覧として見られるようにしているのがビューと言う事になります。

この構造がセールスフォースの基本です。

Accessを使った事がある人は、直ぐにピンとくると思います。

オブジェクトの親子関係と集計

一般的なデータベースは、リレーショナルデータベース(RDB)と呼ばれています。

セールスフォースももちろんリレーショナルなデータベースです。

で、このリレーショナルなデータベースには必要不可欠な機能が、「親子関係」です(これって機能か?)

データがあっちこっちに散らからない様に、同じ種類のデータを一つにして纏めておく事で、効率的なデータの管理ができる様になります。

例えば、郵便番号一覧と住所録というオブジェクト(テーブル)が有るとします。

住所録には、郵便番号を入力する為の郵便番号欄(フィールド)が有るわけです。

使う人が自由に郵便番号を入力していたら、正しい郵便番号が入らない可能性が発生します。

そこで住所録に郵便番号を入力する時、郵便番号一覧の郵便番号を参照できる様にし、郵便番号一覧にある郵便番号しか入力できない様にします。

この構造が、「親子関係」です。

親は郵便番号一覧、子供は住所録です。

子供は親がいないのダメなんです。

前出しましたが、郵便番号一覧に登録されている郵便番号のみが住所録の郵便番号欄に入力可能となる訳です。

セールスフォースには、初めから必要な親子関係が設定されています。

取引先と取引先関係者が親子関係です。

親は取引先、子供は取引先関係者です。

子供の取引先関係者には、取引先に入力できるフィールドが用意されていて、取引先を入力しないと保存が出来なません(初期値)。

なので、取引先から入力を行う必要があるのです。

他にも沢山の親子関係が設定されています。

親子関係の便利なところは、親のオブジェクトに子供のオブジェクトの集計を取ることが出来る事です。

子供のオブジェクトの項目(フィールド)の合計を親のオブジェクトに表示可能なんです。

この機能はセールスフォースをノンプログラミングで使う為には絶対知っておかなければなりません。

ちなみに、セールスフォースにはスキーマビルダーという機能があり、セールスフォース上に存在する全てのオブジェクトの親子関係を見られます。

セールスフォース スキーマビルダー

行動は子供のオブジェクト

セールスフォースを活用する為には、日々、データの蓄積を避けて通る事が出来ません。

というか、データを蓄積していかないと使う意味が全くありません。

経営者や管理者の自己満足くらいにはなるかもしれませんが、結果は出ません。

日々の行動を蓄積する方法は使い方により様々です。

この蓄積方法と分析方法は完全な独自ノウハウになります。

多くの企業がセールスフォースを導入し、使いこなせずにやめていく理由は「蓄積」にあります。

まずは、初級編として「活動」の蓄積について知っておきましょう。

「活動」というのは、「ToDo」と「行動」の事を指します。

それぞれ別々のオブジェクトとして管理されています。

セールスフォース 活動

この行動は特別なオブジェクトで、あらゆるオブジェクトの子供のオブジェクトになる事が出来ます。

既存オブジェクトの取引先や取引先責任者はもちろん、あなたが独自に作成するオブジェクトの子供になります。

つまり、全てのオブジェクト(テーブル)に対してあらゆる行動の記録ができるという事です。

取引先には取引先への予定や行動、取引先責任者には取引先責任者への予定や行動、あなたが独自で作ったオブジェクトにも予定や行動を残せます。

この行動を如何に蓄積して、使いやすく分かりやすい有意義なものにするかが、運用上のキモなのです。

分析しないデータは、ただのゴミです。

レポートから設計するんだよ

セールスフォースを活用する上で最も大切な事は、データを見える様にする事です。

良く言われているのが、「データの見える化」「セールスプロセスの見える化」「顧客の見える化」などです。

つまり、インプットしただけではなくアウトプットする事で、その価値を発揮しているのです。

セールスフォースには、インプットされているデータを見える様にする為に、「レポート」と「ダッシュボード」という機能が用意されています。

セールスフォースの活用は、インプットしたデータをレポートでアウトプットして、セールスフォース導入前には見えなかった所謂「暗黙知」を「可視化」していく事から始まる訳です。

なので、どんなアウトプットを作るかがとても重要な訳です。

ただ、取引先に行ったというだけの情報では意味をなさない訳です。

どんな話をしたのか、どんな提案をしたのかなどなど分析したい情報を蓄積しないと、蓄積だけして使えないなんていう事もあるのです。

ここまで話せばピンとくる方も多いと思います。

セールスフォースを導入する前には、目標を達成する為に何をするのか、何を計測するのか、日々どう管理していくの、青写真が必要です。

つまり、仮説、KPI、KGIがある程度見えていないと、どんなに使ってみても効果が出にくいものになるのです。

セールスフォース ダッシュボード

ちょっとひと言

セールスフォースに限らずITを活用する為には、ITシステムそのものの知識も必要ですが、ITを活用して結果を出す為の作戦が必要です。

作戦もなく、兎に角、ITを使いはじめるとかなりの確率で失敗します。

そして、何よりITを使う人の意識がとても重要です。

極論を言えば、意識の差が結果の差になるんですよ。

ちょっと古めの本ですが、セールスフォースを活用するために、一読の価値があります。

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