プレゼン資料制作の極意を3つ

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『人類は財産。友達は宝。出逢いは最高の贈り物』

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そろそろ、夏も終わりに差し掛かってきました。朝、晩と少しずつ涼しくなってきたように感じます。日中は相変わらず茹だるような暑さがありますが・・・。

さて、私は現在とある仕事で説明会のスピーカーをしております。1ヶ月ほど前に仕事の話をいただき、急ピッチで説明会のナレーション原稿を作り、進行台本を校正いたしました。

人前で話すのはあまり苦にならないというか、大好きなのです。しかし、台本があるとかなり緊張します。台本通り話さなきゃ・・・なんて思ったりするもんで。

今回は、ナレーションのベース原稿をお客様から提供していただき、ほぼすべてを書き直しながらナレーション原稿を作成いたしました。で、ですね、こういった説明会のナレーションや進行に大切なことは、プレゼンでも営業でも研修でも同じです。

ということで、今回は「プレゼンの極意」と題してお送りします。

プレゼンの極意

プレゼンを見る人は誰かを意識する

言わずもがな、最も重要なことです。プレゼンは、プレゼンをする人の伝えたいことが、プレゼンを聞く人にキチンと伝わることが大切です。プレゼン資料は、そのための資料です。Power Pointで凝った演出をすることに燃える人もいますが、プレゼンを見る人に響かなければ全く意味がありません。

今回の説明会でも、誰にプレゼンを見てほしいのか?が最も大切です。参加人数が多いため、何となく作ってしまうと、効果がないわけです。ちなみに、今回はITリテラシーがあまり高くないけれど、これからITリテラシーを高めていきたいと考えている人に設定をしています。

私はサラリーマン時代に上司や経営者にシステム導入のプレゼンをする機会がありました。そのとき、自分のいいたいこと、つまりシステムの優れている技術や導入した際のメリット、費用がどれくらいかかるのか、どれくらいで償却できるのかといったことを資料に盛り込んでいたら、上司から「意味がない」「よくわからない」といわれたものです。上司の頭の中をしっかりと把握していれば、技術的な優位性やメリット、費用といった観点の資料を作成をしても意味がなかったということを後で気がつきました。上司は、「結局、いくら業績が上がるのか?」ということに興味を持っており、システム的な優位性には全く興味を持っていなかったのです。完全に作戦ミスですね。

資料に記載していないことを話す

プレゼンの資料を一生懸命作るあまり、何もかも盛り込みすぎて見づらい資料になるケースをよく見かけます。プレゼン資料の1ページは、約2秒くらいで理解することが出来るように作ることが大事です。2秒で何が言いたいのかわかるように書くことは、相当難易度が高いものになります。是非、出来るようになってください。

ぱっと見て、理解できることは大切ですが、説明不足があってはせっかくのプレゼンが台無しです。マイナス情報はキチンと記載しておく必要があります。逆にプラス情報は、あえてプレゼン資料には載せないで、口頭で説明した方がプレゼンを聞いている人の満足度が高くなる傾向あります(経験則)。

プレゼン資料に書いていることを、ただ読んで説明しているだけでつまらないプレゼンになるだけです。プレゼンを退屈させないためにも、資料になり優良な情報を口頭で話せるように工夫をしておくと良いのです。

イラストや装飾をわかりやすく配置する

プレゼンの資料を作成するとき、頭を悩ませるのがイラストや文字の装飾。私も資料を作るとき、構成を考えるよりイラストを探したり作ったりする方が時間が掛かります(^^; 一体、何をしているかわからなくなるときもあったり、なかったり・・・。

あまり懲る必要はありません。しかし、イラストは相手の視覚および感情に訴えかけることが出来るとても有効なコンテンツです。イラストを大量に入れても分かりにくくなりますし、統一感のないイラストを使うと見ている人が気になって、集中してみることが出来なくなります。

文字の装飾も同様に気をつけないといけません。作る人の趣味より、見る人がわかることが一番です。

様々なシーンで、プレゼンをする機会があると思います。その時の、一助になれば幸いです。

 

さて、先日もチラッと書いたのですが、Macbook Airは画面が小さいのが難点です。大きな画面で作業をすると、かなり捗ります。Macbook Airがつなげるディスプレイを早く・・・・ふふふふ

 

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