セールスフォースのワークフローで処理を自動化してみよう

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『人類は財産。友達は宝。出逢いは最高の贈り物』

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セールスフォースはApex等のプログラム言語を使いプログラミングすれば、本当に何でも出来るようになります。

しかし、情報システム部門や専任担当者がいない企業にとっては、導入後のカスタマイズや運用が困難になってしまいます。

セールスフォースはプログラミングをしなくても十分に使い倒せます。

今日は、絶対に攻略しておきたい『ワークフローと承認申請』です。

ワークフローと承認申請

ワークフローは便利だぞ

例えば、次のような事をするのにワークフローは役に立ちます。

  • 顧客から問い合わせが入ってきたら、自動的に担当者に振り分ける
  • 顧客情報が更新されたら、指定したオブジェクト値を変更する

ワークフローは指定したオブジェクトのレコードの変化、もしくは時間をキッカケに動きます。

つまり、決めたルールに従って、指定したアクションを実行するという事です。

このワークフローを使えるようになれば、鬼に金棒です。

私は『習うより慣れろ』派なので、細かい事はぬきにして、兎に角触って覚えます。

ワークフローで出来る事は全部で4つ。

取り敢えず、ヘルプから抜き出しておきます。

メールアラート — 1 人以上のメール受信者にメールを送信します。たとえば、営業担当者が重要商談を成立させたらメールアラートを営業マネージャに自動的に送信します。

ToDo — 新しい ToDo をユーザ、ロール、所有者に割り当てます。たとえば、ケースが更新された一週間後にフォローアップ ToDo をサポート担当者に自動的に割り当てます。

項目自動更新 — レコードの項目の値を更新します。たとえば、契約が期限切れになる 3 日前に、契約の [所有者] 項目を自動的に変更します。

アウトバウンドメッセージ — 安全で定義可能な API メッセージ (XML 形式) を指定のリスナーに送信します。たとえば、外部 HR システムに対する送信 API メッセージを起動することによって、承認済み出費レポートに対する精算返金処理を開始します。

なかなか使える奴です。

ワークフローの作り方は4種類

ワークフローは、プログラミンを行わなくても自動的に意図した処理を行ってくれる便利な機能です。

この自動的に処理してくれる機能は、ワークフロー、プロセスビルダー、フロー、承認の4つが用意されています。

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上図はセールスフォースのヘルプから引っ張ってきました。

用途に合わせて使えばOKです。

この中で最も簡単に使えるのが、ワークフローです。

ワークフローの作り方

1.ワークフローは、指定したオブジェクトの変化を検知して動き出します。最初に、どのオブジェクトで動作するかを選びます。

ワークフロー

2.ルール名、評価条件、ルール条件を決めます。

ワークフロー

評価条件は、とても大事。どのタイミングで動かすようにするかちゃんと決めます。

そして、ルール条件。STEP1で選んだオブジェクトの項目の値でルールが作れます。

3.アクションを決めるのだ

ワークフロー

ルール適用時と時間ベースでアクションは選べます。好きな方で好きなアクションを動かしてね。

今回は、新規項目自動更新を試します。

4.更新する値を選んで、何に変更するか決める

ワークフロー

上図の場合、顧客ランクという項目を1つ上の値に変更するって設定しました。

 

とまぁ~、こんな感じで値の更新が出来るようになるんです。

プロセスビルダーやフローはもっと複雑な事が出来るようになります。

是非、使い方を覚えて下さいね。

 

ちょっとひと言

セールスフォースに限らずIT全般に言えるのですが、最近ではノンプログラミングでかなり使えるクラウドサービスが登場しています。

そうは言っても、何をどうしたいというのは自分が決めないとダメです。

プログラミングは出来ないけれど、何をやりたいのか、どのようにやりたいのかを明確に伝えられるようになっておくことが重要。

もし、外注する時にプログラマーやエンジニアにやりたいことをキチンと伝えられないと、自分の思ったようなシステムにはなりませんからね。

 

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